Verwaltungsfachangestellte Ausbildung – In 2 min weisst Du alles darüber

Aktualisiert am 2. Februar 2023 von Ömer Bekar

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Die Verwaltungsfachangestellte Ausbildung ist ein sehr gefragter Ausbildungszweig. Verwaltungsfachangestellte arbeiten bei Ämtern und Behörden, in öffentlichen Einrichtungen, bei verschiedenen Organisationen und mitunter auch in Wirtschaftsunternehmen. Dort sind sie für verschiedene Verwaltungs- und Büroaufgaben zuständig. Alles was Du über eine Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten wissen solltest, haben wir hier für Dich zusammengestellt. Lies Dir das genau durch. Weiter unten kannst Du auch den Eignungstest starten. Desweiteren haben wir für Dich auch eine Musterbewerbung zusammengefasst für die Verwaltungsfachangestellte Ausbildung. Es kann sich also lohnen.

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►Verwaltungsfachangestellt/r Ausbildung – Muster für ein Bewerbungsschreiben

Name
Anschrift
Kontaktdaten

Behörde/Institution
Anschrift

 

Ort, Datum

 

Bewerbung um einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellte/r

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr ___________________,

derzeit besuche ich die/das ____ (Name der Schule) ______, die/das ich im Sommer dieses/nächsten Jahres mit ____ (Abschluss) _____ beenden werde. Im Anschluss daran möchte ich sehr gerne eine Ausbildung zum/r Verwaltungsfachangestellten absolvieren.

Während eines ___-wöchigen Schülerpraktikums, das ich im ______ bei Ihnen absolviert habe, konnte ich verschiedene Aufgabenbereiche kennenlernen. So habe ich Dokumente bearbeitet, Telefonate entgegengenommen und allgemeine Büroarbeiten erledigt. Ferner durfte ich den Mitarbeitern an der Information und Anmeldung über die Schulter schauen und kleinere Anliegen von Kunden eigenständig lösen. Die Eindrücke und Erfahrungen, die ich während des Praktikums sammeln konnte, aber auch das positive Feedback, das ich erhalten habe, haben mich in meinem Berufswunsch bestärkt.

Ich freue mich sehr, wenn Sie mir die Gelegenheit geben, Sie auch als Azubi von meinen Stärken und meiner Motivation zu überzeugen. Über Ihre Einladung zu einem Gespräch freue ich mich deshalb ganz besonders.

 

Mit freundlichen Grüßen,

 

Unterschrift

Das Vorstellungsgespräch

Diese Fragen wird man Dir im Vorstellungsgespräch stellen. Mach den Online Test

Was macht ein Verwaltungsfachangestellter genau?

Als Verwaltungsfachangestellte/r gehören verschiedene Büro- und Verwaltungsarbeiten zu Deinem Aufgabenbereich. So bereitest Du unter anderem Sitzungen vor und erarbeitest Verwaltungsvorschriften. Du wirkst daran mit, dass Entscheidungen, Beschlüsse und Vorschriften umgesetzt werden. Du führst Akten, erstellst Berechnungen, Pläne und Listen, bearbeitest verschiedene Vorgänge und kümmerst Dich um unterschiedliche kaufmännische Aufgaben. Oft bist Du außerdem Ansprechpartner für Organisationen, Unternehmen, Kunden oder allgemein Bürger. Dann befasst Du Dich mit deren Anliegen.

 

Wie läuft die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten ab?

Verwaltungsfachangestellte/r ist ein anerkannter Ausbildungsberuf, der bundesweit einheitlich geregelt im öffentlichen Dienst angeboten wird. Die Ausbildung findet dabei als duale Ausbildung statt. Das bedeutet, dass Du zum einen in Deinem Ausbildungsbetrieb lernst und zum anderen die Berufsschule besuchst:

  •  Der praktische Teil Deiner Ausbildung findet im Ausbildungsbetrieb statt.  Je nach Fachrichtung wird Dein Ausbildungsbetrieb eine Behörde oder Institution der Kommune, des Landes oder des Bundes, eine Einrichtung der evangelischen Kirche oder eine Stelle der IHK oder HWK sein. Während der Ausbildung arbeitest Du im Büro, wo Du unter anderem Briefe schreibst, Tabellen erstellst, Formulare ausfüllst oder Telefonate entgegennimmst. Zudem lernst Du die vielen verschiedenen Aufgabenbereiche in der Verwaltung kennen und sammelst Erfahrungen im Umgang mit Ratsuchenden. Den Verlauf und die Inhalte Deiner Ausbildung dokumentierst Du in einem Ausbildungsnachweis. Dein Ausbilder wird diese Aufzeichnungen regelmäßig kontrollieren und mit Dir besprechen. Gleichzeitig brauchst Du einen vollständig geführten Ausbildungsnachweis, damit Du zur Abschlussprüfung zugelassen wirst.
  •  Theoretische Ausbildungsinhalte werden Dir in der Berufsschule vermittelt. Meistens findet der Berufsschulunterricht an ein oder zwei Tagen pro Woche statt. Teilweise erfolgt er aber auch in Blöcken, die dann unter anderem drei oder vier Wochen lang dauern.

 

Welche Ausbildungsinhalte werden vermittelt?

Die Ausbildung zum/r Verwaltungsfachangestellten wird in fünf verschiedenen Fachrichtungen angeboten. So kannst Du den Beruf als Verwaltungsfachangestellte/r mit der Fachrichtung

  • Kommunalverwaltung,
  • Landesverwaltung,
  • Bundesverwaltung,
  • Handwerksorganisation sowie Industrie- und Handelskammern oder
  • Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der evangelischen Kirche in Deutschland

lernen. Bei der Ausbildung stehen dabei zunächst grundlegende Ausbildungsinhalte wie

  • Struktur, Stellung und Aufgaben des Ausbildungsbetriebes,
  • Berufsbildung,
  • Haushaltswesen,
  • betriebliche Organisation,
  • Rechnungswesen,
  • Beschaffung,
  • Personalwesen und
  • allgemeines Verwaltungsrecht und Verwaltungsverfahren

auf dem Lehrplan. Im dritten Ausbildungsjahr sind dann die fachrichtungsspezifischen Ausbildungsinhalte an der Reihe. Weitere Infos zur Ausbildung kannst Du Dir hier anschauen:

 

Wie lange dauert die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten?

Die Ausbildung zum/r Ausbildung VerwaltungsfachangestellteVerwaltungsfachangestellten dauert regulär drei Jahre lang. Zusammen mit Deinem Ausbildungsbetrieb kannst Du aber beantragen, dass Deine Ausbildungsdauer verkürzt wird. Dies ist zum einen dann möglich, wenn Du sehr gute Leistungen erbringst und sich abzeichnet, dass Du das Ausbildungsziel auch schneller erreichen kannst. Teilweise muss die Berufsschule einer Verkürzung der Ausbildungszeit aber ebenfalls zustimmen. Je nach Deinen Leistungen und der Einschätzung Deines Ausbildungsbetriebs kann die Ausbildungsdauer dann üblicherweise um bis zu sechs Monate verkürzt werden. Zum anderen kann Deine Vorbildung angerechnet werden. Hast Du unter anderem vorher bereits eine Ausbildung in einem verwandten Beruf absolviert oder eine berufsbildende Schule besucht, kann dies oft berücksichtigt werden. Im umgekehrten Fall kann Deine Ausbildungsdauer aber auch verlängert werden, wenn dies erforderlich scheint.

Nach der Hälfte der Ausbildungszeit, also in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres, findet eine schriftliche Zwischenprüfung statt. Deine Ausbildung endet mit der Abschlussprüfung. Sie umfasst einen schriftlichen und einen praktischen Prüfungsteil.

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Wie hoch ist die Vergütung während der Ausbildung?

Verwaltungsfachangestellte Ausbildung VergütungIn der Zeit, in der Du Deine Ausbildung zum/r Verwaltungsfachangestellten absolviert, erhältst Du eine Ausbildungsvergütung. Meist ist die Höhe der Vergütung im Tarifvertrag festgelegt. Je nach Ausbildungsbereich und Region kann der Tarif unterschiedlich ausfallen. Ist Dein Ausbildungsbetrieb nicht tarifgebunden, kann er die Höhe Deiner Ausbildungsvergütung frei bestimmen. Im Durchschnitt liegt die Ausbildungsvergütung im öffentlichen Dienst aber bei rund 800 Euro pro Monat.

Wohnst Du nicht mehr bei Deinen Eltern, können sie Dich finanziell nicht unterstützen und reicht die Ausbildungsvergütung nicht aus, um damit alle Kosten zu decken und Deinen Lebensunterhalt zu bestreiten, kannst Du unter Umständen Berufsausbildungsbeihilfe (BAB) bekommen. Ob diese Möglichkeit für Dich in Frage kommt, kannst Du hier herausfinden: https://babrechner.arbeitsagentur.de/

 

Was solltest Du für eine Verwaltungsfachangestellte – Ausbildung mitbringen?

Der Gesetzgeber schreibt keine bestimmte Schulbildung für eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r vor. In der Praxis ist es aber so, dass die meisten Ausbildungsbetriebe entweder das Abitur oder einen mittleren Bildungsabschluss erwarten. Zudem achten viele darauf, dass Du gute Noten in den Fächern Deutsch, Mathe und Wirtschaftskunde hast. Vorteilhaft ist auch, wenn Du am Computer fit bist.

Persönlich solltest Du Dich für verwaltende, organisatorische, kaufmännische und beratende Tätigkeiten interessieren. Wichtige Merkmale im Hinblick auf das Arbeits- und Sozialverhalten als Verwaltungsfachangestellte/r sind:

  •  Sorgfalt ist unbedingt notwendig , denn es gehört zu Deinen Aufgaben, Verwaltungsvorschriften genau einzuhalten, Fristen zu beachten, Bearbeitungsfehler zu vermeiden und auch die Akten ordentlich zu führen.
  •  Verantwortungsbewusststein brauchst Du , denn Deine Entscheidungen können direkte Konsequenzen für den Betroffenen und Deinen Arbeitgeber haben.
  •  Flexibilität ist wichtig , weil Du viele verschiedene Aufgaben übernimmst. So bearbeitest Du unter anderem einen Antrag, kontrollierst danach die Zahlungseingänge und gibst anschließend einem Ratsuchenden Auskunft. Du musst Dich deshalb schnell auf die unterschiedlichen Tätigkeiten einstellen können.
  •  Verschwiegenheit ist ein überaus wichtiger Punkt.  Das Einhalten der Datenschutzbestimmungen und ein absolut vertraulicher Umgang mit personenbezogenen Infos sind in diesem Job das A und O.
  •  Kommunikationsfähigkeit  sowie Kunden- und Serviceorientierung gehören zu den Grundvoraussetzungen im Umgang mit den Personen, deren Anliegen, Anfragen und Anträge Du bearbeitest.
  •  Lernbereitschaft ist eine wichtige Voraussetzung , denn Gesetze, Verordnungen und Vorschriften können sich ständig ändern.

Eigenschaften wie Zuverlässigkeit, Ehrlichkeit, Pünktlichkeit oder gute Manieren werden als selbstverständlich vorausgesetzt. Auf solche Eigenschaften musst Du in Deiner Bewerbung deshalb nicht gesondert eingehen, denn sie werden ohnehin von Dir erwartet.

 

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