Tipps für Bewerbung Verwaltungsfachangestellte

Arbeiten als Verwaltungsfachangestellter: Wir erklären Dir, was Du zu Beruf, Ausbildung und Bewerbung wissen solltest.

Du arbeitest gerne am Computer und hast Spaß daran, verschiedene Dokumente zu erstellen. Du interessierst Dich für Gesetze und Vorschriften. Dinge zu verwalten und zu organisieren, findest Du spannend. Das Rechnungswesen schreckt Dich nicht ab. Und sorgfältiges Arbeiten zählt sowieso zu Deinen größten Stärken. Doch Du willst nicht nur alleine in Deinem Büro sitzen und Akten bearbeiten. Genauso wichtig sind Dir die Zusammenarbeit mit Kollegen und der Kontakt zu Kunden. – Klingt ganz so, als könnte der Beruf des Verwaltungsfachangestellten genau das Richtige für Dich sein!

Verwaltungsfachangestellte, kurz VFA, sind Fachkräfte im öffentlichen Dienst. Sie arbeiten in Verwaltungsbehörden, verschiedenen Ämtern und anderen öffentlich-rechtlichen Einrichtungen. Dort sind in erster Linie als Sachbearbeiter im Büro tätig. Verwaltungsfachangestellte übernehmen oft hoheitliche Aufgaben im öffentlichen Dienst. Gemäß § 11 Nr. 2 des Strafgesetzbuches sind sie deshalb Amtsträger. Das bedeutet: Im haftungs- und strafrechtlichen Sinne werden Verwaltungsfachangestellte wie Beamte behandelt. Sie sind aber keine echten Beamten nach Art. 33 Abs. 4 des Grundgesetzes.

Dich wird aber vermutlich mehr interessieren, was Verwaltungsfachangestellte den ganzen Tag so machen oder wo genau sie arbeiten. Oder welche Voraussetzungen Du erfüllen musst, wenn Du eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter absolvieren willst. Und was Du beachten solltest, wenn Du Deine Bewerbung schreibst. Diese Infos und Tipps bekommst Du jetzt!

Das Berufsbild des Verwaltungsfachangestellten

Verwaltungsfachangestellte kümmern sich um Büro- und Verwaltungsarbeiten. Sie erarbeiten Vorschriften und Verwaltungsentscheidungen und sorgen dafür, dass Beschlüsse umgesetzt werden. Außerdem führen sie Akten, prüfen Anträge und beraten Bürger.

Rechtliche Fragen

In praktisch jedem Bereich gibt es viele rechtliche Regelungen, die beachtet und umgesetzt werden müssen. Verwaltungsfachangestellte sind Fachleute für rechtliche Fragen. Der Umgang mit den oft ziemlich komplizierten Texten ist für sie kein Problem. Verwaltungsfachangestellte ermitteln Sachverhalte, arbeiten Vorschriften aus und treffen Verwaltungsentscheidungen. Außerdem erlassen sie Bescheide, zum Beispiel indem sie Anträge bewilligen und Genehmigungen erteilen. Zusammen mit ihren Kollegen bilden sie ein festes Team innerhalb ihrer Abteilung.

Organisieren und Verwalten

Verwaltungsfachangestellte kümmern sich auch um Verwaltungsaufgaben. So organisieren sie beispielsweise Sitzungen oder prüfen die Umsetzung von Beschlüssen. Außerdem führen sie Akten und erledigen den Schriftverkehr. Sie bearbeiten die ein- und ausgehende Post, erheben Daten und erstellen Tabellen und Statistiken. Arbeitsmaterial zu beschaffen und zu verwalten, gehört ebenfalls in ihren Aufgabenbereich. Daneben bereiten Verwaltungsfachangestellte Stellenausschreibungen und Arbeitsverträge vor. Den Großteil ihrer Arbeit erledigen sie dabei am Computer.

Rechnungswesen

Wenn es um Geld und Zahlen geht, kommen Verwaltungsfachangestellte ebenfalls ins Spiel. Sie bearbeiten Zahlungsvorgänge und Mahnungen, Stundungsanträge und Nachweise. Sie berechnen die Dienstbezüge und Löhne des Personals. Und sie wirken mit, wenn Kennziffern benötigt werden oder Haushalts- und Wirtschaftspläne erstellt werden müssen.

Kundenberatung

Haben interne Stellen, Kunden oder Bürger ein Anliegen, sind Verwaltungsfachangestellte die richtigen Ansprechpartner. Sie erteilen Auskünfte und beraten. Außerdem erledigen sie bestimmte Verwaltungsvorgänge direkt. Dazu kann beispielsweise gehören, dass sie Ausweispapiere erstellen, Anträge auf Arbeitslosengeld entgegennehmen oder Genehmigungen erteilen.

Die Ähnlichkeit zur Kauffrau und zum Kaufmann für Bürokommunikation

Wie Du siehst, ist der Beruf des Verwaltungsfachangestellten ganz schön vielseitig. Und er ist eng verwandt mit dem Berufsbild der Kaufleute für Bürokommunikation. Der große Unterschied ist aber, dass der Schwerpunkt bei der Ausbildung und Tätigkeit als Verwaltungsfachangestellter viel stärker auf den Rechtswissenschaften liegt. Kaufleute für Bürokommunikation kümmern sich vor allem um organisatorische und bürokratische Aufgaben. Sie sind eher kaufmännisch tätig und erledigen die Vorarbeiten. Verwaltungsfachangestellte hingegen treffen als Sachbearbeiter auch die Entscheidungen zum jeweiligen Sachverhalt.

Die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten

Beim Verwaltungsfachangestellten handelt es sich um einen anerkannten Ausbildungsberuf. Die rechtliche Grundlage dafür schafft das Berufsbildungsgesetz. Und die Ausbildung erfolgt nach der gültigen Ausbildungsordnung. Durchgeführt wird die Ausbildung als duale Ausbildung im öffentlichen Dienst. Darauf gehen wir aber gleich noch ausführlicher ein.

Die Ausbildungsvoraussetzungen

Welchen Schulabschluss Du brauchst, hängt ein bisschen von der Ausbildungsbehörde ab. Einige Ausbildungsbehörden stellen hauptsächlich Azubis mit mittlerer Reife ein. Andere Behörden erwarten Abitur. Meistens ist es aber so, dass allein eine gute Bewerbung nicht ausreicht. Stattdessen musst Du ein Auswahlverfahren meistern. Du nimmst also an einem Einstellungstest teil. Und nur wenn Du den Einstellungstest bestehst, bekommst Du Deinen Ausbildungsvertrag.

Wichtige Schulfächer

Du kannst bei Deiner Bewerbung Pluspunkte sammeln, wenn Du gute Noten in folgenden Schulfächern hast:

Schulfächer für Bewerbung Verwaltungsfachangestellte

Gute Kenntnisse in Wirtschaft und Recht helfen Dir, Gesetzestexte zu verstehen und Rechtsvorschriften anzuwenden. Das steht schon während der Ausbildung auf dem Programm. Ein fester Bestandteil vom Ausbildungsalltag ist außerdem, den Schriftverkehr zu bearbeiten und Protokolle anzufertigen. Klar, dass Du dafür in Sachen Rechtschreibung, Grammatik und Wortschatz fit sein solltest. Als angehender Verwaltungsfachangestellter lernst Du auch, Vorgänge im Haushalts- und Rechnungswesen zu erledigen. Ohne Mathe geht es deshalb nicht.

Die Fachrichtungen

Die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten gibt es in fünf verschiedenen Fachrichtungen, nämlich:

  • Bundesverwaltung (z. B. Bundesministerin und Bundesämter)
  • Landesverwaltung (z. B. Landesministerien und Landratsämter)
  • Kommunalverwaltung (z. B. Stadt- und Gemeindeverwaltungen)
  • Handwerksorganisation sowie Industrie- und Handelskammern (z. B. IHK oder HWK)
  • Kirchenverwaltung in den Gliedkirchen der Evangelischen Kirche

In Bayern sind die Fachrichtungen Landes- und Kommunalverwaltung zusammengefasst. Dort nennt sich diese Fachrichtung dann „allgemeine innere Verwaltung des Freistaates Bayern und Kommunalverwaltung“. In Sachsen ist es ähnlich. Allerdings heißt die Fachrichtung hier einfach „Landes- und Kommunalverwaltung“. Und in Mecklenburg-Vorpommern schließt die Fachrichtung Kommunalverwaltung auch die Ebene der Landkreise mit ein.

Der Ablauf der Ausbildung

Die Ausbildung dauert drei Jahre und wird im dualen System durchgeführt. Das bedeutet: Du besuchst zum einen die Berufsschule. Dort lernst Du die Theorie. Zum anderen hast Du praktische Ausbildungsabschnitte in Deiner Ausbildungsbehörde. Im praktischen Teil lernst Du verschiedene Sachgebiete innerhalb der Behörde kennen. Ergänzt wird Deine Ausbildung durch Lehrgänge an einem Studieninstitut Deines Bundeslandes.

Nach der Hälfte der Ausbildung, also in der Mitte des zweiten Ausbildungsjahres, legst Du eine Zwischenprüfung ab. Am Ende des dritten Ausbildungsjahres beendest Du Deine Ausbildung dann mit der Abschlussprüfung.

Die Bewerbung als Verwaltungsfachangestellter

Wenn Du Dich um einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellter bewerben willst, brauchst Du für Deine Bewerbungsmappe mindestens drei Unterlagen:

  • ein Anschreiben
  • Deinen tabellarischen Lebenslauf mit Bewerbungsfoto
  • eine Kopie von Deinem letzten Schulzeugnis

Pluspunkte kannst Du sammeln, wenn Du Zeugnisse von Praktika hinzufügen kannst. Optimal dabei ist, wenn Du in einem Büro oder sogar bei einer Verwaltung gejobbt hast.

Dein Bewerbungsschreiben

Im Anschreiben vermittelst Du der Ausbildungsbehörde, warum Du Verwaltungsfachangestellter bei dieser Behörde werden willst. Und Du zeigst auf, welche Fähigkeiten und Kenntnisse Du für die Ausbildung und den Beruf mitbringst. Am besten machst Du Dir vorher schon ein paar Gedanken zu Fragen wie:

  • Wie bist Du auf diesen Beruf gekommen?
  • Was interessiert Dich am meisten und worauf freust Du Dich schon besonders?
  • Warum glaubst Du, ein geeigneter Bewerber für die Ausbildungsstelle zu sein?
  • In welchen Schulfächern bist Du besonders gut?
  • Bist Du fit am Computer? Mit welchen Programmen kannst Du gut umgehen?
  • Gibt es Eigenschaften, die für den Beruf als Verwaltungsangestellter wichtig sind und die Du in einem Praktikum oder bei einem Hobby schon zeigen konntest?
  • Hast Du schon einmal etwas organisiert?

Je mehr Stichworte Du zusammenträgst, desto einfacher wird es, das Bewerbungsschreiben zu formulieren. Denn Du musst Deine Stichworte dann nur noch in überzeugende und aussagekräftige Sätze verpacken. Aber denk daran: Du willst Verwaltungsfachangestellter werden. Ein gutes, fehlerfreies Deutsch und eine klare, lesefreundliche Struktur sind deshalb Pflicht!

Versuche außerdem, Deinem Bewerbungsanschreiben eine individuelle Note zu geben. Beginne Dein Bewerbungsschreiben nach Möglichkeit nicht mit einer Formulierung wie: „Mit großem Interesse habe ich die Stellenausschreibung gelesen.“ Denn zum einen setzt der Personaler voraus, dass Du an der Stelle interessierst bist. Sonst würdest Du Dich ja nicht bewerben. Und zum anderen hat jeder Personaler diese Einleitung als ersten Satz schon tausendmal gelesen. Zu kreativ solltest Du zwar auch nicht werden. Aber eine seriöse und professionelle Bewerbung muss nicht automatisch langweilig sein.

Der Lebenslauf

Anders als beim Anschreiben, bei dem es vor allem um Deine Motivation und Deine persönlichen Stärken geht, dreht sich Dein Lebenslauf um Daten und Fakten. Hier listest Du also

  • die Angaben zu Dir als Person,
  • Deine Schullaufbahn,
  • Praktika und andere berufliche Stationen,
  • besondere Kenntnisse und Fähigkeiten sowie
  • Interessen und Hobbys

auf. Achte darauf, dass Dein Lebenslauf schön übersichtlich ist. Der Personaler muss mit einem Blick die Informationen aufspüren können, die ihn interessieren. Dein Bewerbungsfoto setzt Du in die rechte obere Ecke.

Achte auch beim Lebenslauf auf aussagekräftige Stichworte. Natürlich kannst Du Deinen Werdegang nicht großartig verändern. Aber Du kannst Deine bisherigen Stationen so beschreiben, dass Eigenschaften und Kenntnisse im Vordergrund stehen, die Dir als Angestellter in der öffentlichen Verwaltung zugute kommen werden.

Und noch einmal: Du bewirbst Dich um eine Stelle in der öffentlichen Verwaltung. Deine Bewerbungsmappe muss deshalb besonders ordentlich sein. Korrektes und sorgfältiges Arbeiten sind in Deinem Beruf später oberstes Gebot. Und das muss sich in Deiner Bewerbung widerspiegeln.

Vorlage für Dein Anschreiben

Der erste Schritt ist immer der schwerste. Und manchmal fehlt einfach die zündende Idee. Wir haben deshalb als Anregung ein Bewerbungsmuster für Dich!

Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr …,

nachdem ich vergangenes Jahr ein vierwöchiges Praktikum bei der örtlichen Arbeitsagentur absolviert hatte, stand meine Entscheidung fest: Ich möchte Verwaltungsfachangestellter werden.

Im Rahmen des Praktikums konnte ich erste Eindrücke sammeln. Ich habe die Bereiche … und … kennengelernt. Da es mir gelungen ist, das Erlernte schnell umzusetzen, durfte ich mich um die Terminvergabe kümmern und eigenständig einfache Anträge bearbeiten.

Am Beruf des Verwaltungsangestellten gefällt mir die Mischung aus verantwortungsvollen Bürotätigkeiten, Zusammenarbeit im Team und Kundenbetreuung besonders gut. Als langjähriger Klassensprecher habe ich gelernt, Dinge zu organisieren und dabei die Belange aller Beteiligten so gut wie möglich unter einen Hut zu bringen.

In diesem Sommer werde ich meine Schullaufbahn mit dem Abitur beenden. Meine Leistungskurse sind Deutsch und Mathe. Da mir der Umgang mit Wörtern und Zahlen gleichermaßen liegt, denke ich, gute Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ausbildung mitzubringen.

Ich freue mich sehr über eine positive Rückmeldung und stehe Ihnen im persönlichen Gespräch gerne Rede und Antwort.

Mit freundlichen Grüßen

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