So bewirbst du dich als Rezeptionistin

Aktualisiert am 2. Februar 2023 von Ömer Bekar

Jedes Unternehmen braucht eine gute Rezeptionistin. Der freundliche Empfang direkt am Eingang entscheidet darüber, wie wohl sich die Mitarbeiter, die Kunden und auch die Besucher im Unternehmen fühlen. Aus diesem Grund werden an eine Rezeptionistin hohe Anforderungen gestellt, die in der Bewerbung als Rezeptionistin eine Rolle spielen. Ein gutes Bewerbungsschreiben und eine makellose Bewerbung sind also nur die eine Seite eines erfolgreichen Prozesses. Das kann viele Bewerber überfordern. Wie sollen Sie neben den Fakten auch noch Ihre Persönlichkeit bestmöglich in Szene setzen? Und wie bewältigen Sie diesen Prozess parallel zu den Anforderungen einer Ausbildung? An diesem Punkt kann Sie schnell der Mut verlassen.

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Das muss nicht sein. Mit der richtigen Vorbereitung und einem Konzept zum Erstellen Ihrer Bewerbung haben Sie das richtige Werkzeug in der Hand, um Ihr Wunschunternehmen sowohl fachlich, als auch menschlich zu überzeugen, was Sie hier lernen. Der Schlüssel hierzu besteht aus vier Eckpfeilern: Einer genauen Kenntnis Ihrer Aufgaben, Ihren individuellen Stärken für genau diese Position, einem kreativen Anschreiben und einem reibungslosen Prozess. Wie sie jeden einzelnen dieser vier Schritte meistern, erfahren Sie hier.

Wie sieht eigentlich das Aufgabengebiet einer Rezeptionistin aus? Können Sie mit Teamfähigkeit überzeugen oder eher mit Kommunikationsstärke? Welche Rahmenbedingungen sollten im Bewerbungsschreiben immer geklärt und angesprochen werden? Auf diese Fragen finden Sie im folgenden Artikel Antworten. Zudem erfahren Sie auch, wie Sie neben dem stressigen Alltag einer Ausbildung Ihre ersten Bewerbungen mühelos integrieren können. So kann bei Ihrer Bewerbung nichts mehr schief gehen.

Schritt 1: Arbeit am Empfang, was erwartet Sie?

Viele Bewerber machen sich um diesen Punkt wenig Gedanken. Schließlich haben Sie schon ein ungefähres Bild des Arbeitsalltags, der Sie erwartet. Besonders wenn Sie schon eine Ausbildung durchlaufen haben, kennen Sie die meisten Aufgaben, die Sie als Rezeptionistin übernehmen. Trotzdem ist es sinnvoll, sich noch einmal genau mit dem Beruf der Rezeptionistin auseinanderzusetzen. Nur so können Sie in Ihrer Bewerbung detailliert auf die Anforderungen eingehen und solide beweisen, warum genau Sie geeignet sind.

Dazu hilft es, sich mit der ausgeschriebenen Stelle auseinanderzusetzen. Meistens sind dort schon viele der Aufgaben beschrieben. Sich im Anschreiben auf diese Anforderungen zu beziehen, ist ein wichtiger Baustein einer überzeugenden Bewerbung. Falls die Stellenanzeige eher knapp gehalten ist, können Ihnen die folgenden Punkte helfen, sich mit der angestrebten Position an der Rezeption auseinanderzusetzen.

• Betreuung beim Check-in und Check-out der Gäste. Jedes Hotel verfügt über ein eigenes Buchungssystem, in dem Sie immer einsehen können, welche Zimmer belegt sind. Zudem gibt dieses System gleichzeitig Aufschluss darüber, ab wann die Gäste einchecken können und wann Sie spätestens aus checken müssen. Damit werden Pannen im Betriebsablauf verhindert. Als Rezeptionistin haben Sie die wichtige Aufgabe, diese Abläufe im Blick zu behalten.
• Begrüßung und Verabschiedung der Gäste. Neben dem rein technischen Ablauf sind Sie natürlich auch für die persönliche Begrüßung der Anreisenden und Abreisenden verantwortlich. Gerade bei der Anreise haben die Gäste viele Fragen, die Sie an der Rezeption beantworten sollten. Bei der Abreise sind Sie der letzte Kontakt und somit das, was der Kunde als Eindruck mitnimmt.
• Betreuung der Gäste während des Aufenthaltes. Auch in der Zeit der Buchung verlassen die Gäste das Hotel und haben Fragen zu Sehenswürdigkeiten, Wegbeschreibungen und vielen weiteren Themen. Da sind Sie als Rezeptionistin gefragt. Ihre Ortskenntnis und Ihre freundliche Art sind das, was einen wirklich guten Kundenservice ausmacht.
• Zimmerschlüssel verwalten und Rundgang im Hotel. Je nach Haus werden die Gäste einmal im Hotel herumgeführt. Gerade in großen Einrichtungen bewahrt das die Gäste davor, sich in den Fluren zu verlaufen. Zudem achten Sie auch darauf, dass die richtigen Zimmerschlüssel vergeben werden. Pannen bei dieser Aufgabe sind äußerst ungünstig.
• Tipps für Ausflüge und bekannte Orte. Geschäftsreisende nach langen Meetings oder Urlaubsreisende sind nach einem langen Tag in einer neuen Stadt immer auf der Suche nach einem Ort, an dem sie sich entspannen und neu auftanken können. Nicht selten wird dabei statt Google die Rezeption befragt.

Diese fünf Aufgaben sind nur die Hauptaufgaben, die Sie in der neuen Position erwarten können. Je nach Hotel gibt es möglicherweise noch mehr Aufgabengebiete, die Sie übernehmen. Schauen Sie sich daher die Stellenanzeige genau an und versuchen Sie herauszufinden, welche Anforderungen an Sie gestellt werden. Das hilft Ihnen dabei, ein konkretes Bewerbungsschreiben zu verfassen, dass den Personaler von Ihrer Kompetenz überzeugt.

Schritt 2: Was sollten Sie mitbringen?

Die beschriebenen Aufgaben erfordern besondere individuelle Stärken, die Sie mitbringen sollten, um diesen Job langfristig zufrieden ausüben zu können. Jeder Bewerber verfügt dabei über einen eigenen Mix aus Kompetenzen, wobei der perfekte Bewerber nicht existiert. Trotzdem gibt es persönliche Eigenschaften, die Sie entweder für diesen Job besonders qualifizieren, oder doch eher für einen anderen Job geeignet sind. An der Rezeption arbeiten Sie unter anderem nicht projektgebunden oder in einem Team. Wem dagegen ein geregelter Tagesablauf wichtig ist, der fühlt sich bei dieser Arbeit wohl.

Die folgenden fünf Stärken geben Ihnen Aufschluss darüber, welche Punkte in einem Bewerbungsschreiben für die Arbeit am Empfang immer einen guten Eindruck machen.

1. Offenheit. In diesem Job haben Sie immer mit unbekannten Menschen zu tun, die Sie freundlich und offen begrüßen sollten. Schüchternheit oder überfordertes Verhalten schadet dem Hotel dagegen. Wenn Sie sich in Menschenmengen wohlfühlen, ist das schon einmal ein gutes Zeichen.
2. Kommunikationsstärke. Nach dem Schultz von Thun Prinzip wird Gesagtes selten vom Gegenüber genauso interpretiert, wie Sie es gemeint haben. Die Fähigkeit, erhaltene Informationen richtig zu interpretieren und wiederzugeben, ist für die Arbeit am Empfang von großem Vorteil.
3. Zuverlässigkeit und Sorgfalt. Sie bewerben sich als Rezeptionistin für eine entscheidende Stelle im Unternehmen. Fehlende Gründlichkeit an dieser Stelle führt schnell dazu, das Gäste das Hotel schlecht bewerten. Betonen Sie daher diese Eigenschaften!
4. Ein gutes Gedächtnis. Wenn der Gast aus Berlin nur Leinenhandtücher benutzt, die Dame aus dem dritten Stock gerne einen Stadtplaner hätte und die gerade abgereiste Familie einen Koffer vergessen hat, wird die Arbeit schnell herausfordernd. Ein gutes Gedächtnis zusammen mit einer organisierten Arbeitsweise hilft hier, den Überblick zu behalten.
5. Geduld. Das Sprichwort „Der Gast ist König“ spielt im Hotelgewerbe eine große Rolle, auch wenn der Job Sie manchmal vor neue Herausforderungen stellen wird. Ein dickes Fell und unerschütterliche gute Laune sind das, was sich jede Anlage wünscht.

Sie finden sich in all diesen Stärken wieder? Das ist eine großartige Voraussetzung, um sich nun aktiv an das Bewerbungsschreiben zu begeben. Vergessen Sie aber nicht die zwei weiteren Schritte, bevor Sie damit starten.

Schritt 3: Das Anschreiben. Vorbereitung ist alles!

Sie wissen jetzt, welche Hürden Sie in diesem Job erwarten und mit welchen Stärken Sie diese am besten meistern können. Genau dieses Wissen gilt es nun, in ein überzeugendes Anschreiben zu verpacken. Dafür ist es allerdings auch wichtig, formale Kriterien und wichtige Inhalte zu beachten.

Die folgenden fünf Tipps können Sie als Checkliste benutzen. Indem Sie alle sechs Punkte umsetzen, gehen Sie sicher, ein verständliches und ansprechendes Anschreiben zu verfassen.

• Der berühmte rote Faden sorgt dafür, dass Ihr Werk auch bis zum Ende gelesen wird. Nur so bauen Sie eine Argumentationskette auf, die einen logischen Zusammenhang hat. Dafür sortieren Sie vor dem Formulieren am besten Ihre Notizen nach einer bestimmten Reihenfolge.
• Stellen Sie immer den Bezug zum Unternehmen her. Erfolgreiche Personaler berichten, dass Bewerbungen mit diesem Fokus sehr viel erfolgreicher sind.
• Vermeiden Sie Rechtschreibfehler. Zwar kann so ein Fehler immer passieren, in einer Bewerbung bedeutet dies aber nicht selten das Aus. Gegenlesen lassen ist eine gute Methode, Fehler zu entdecken.
• Versuchen Sie, für Ihr Bewerbungsschreiben einen persönlichen Ansprechpartner zu ermitteln.So direkt angesprochen, zeigt sich Ihr Interesse und Engagement.
• Gehen Sie detailliert auf Rahmenbedingungen ein, die in der Stellenanzeige genannt werden. So gehen Sie sicher, auch weiterhin im Pool möglicher Bewerber zu bleiben.

Mit diesen Informationen im Hinterkopf werden Sie sehr viel strukturierter an die tatsächliche Formulierung herangehen.

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Schritt 4: so vereinfachen Sie den Prozess!

Selten wird bei der Suche nach einem neuen Job oder der ersten Stelle nach der Ausbildung nur eine Bewerbung verfasst. Daher wartet viel Arbeit auf Sie, bis Sie alle Unterlagen korrekt formuliert und individuell bearbeitet haben und auf den Weg bringen können.

Häufig bewerben sich viele Kandidaten aus diesem Grund bei weniger Unternehmen, da schlicht die Zeit fehlt, mehr Bewerbungen zu schreiben. Das soll Ihnen nicht passieren. Schließlich bedeuten mehr Bewerbungen auch deutlich mehr Chancen.

Es ist leichter als gedacht, den Prozess zu vereinfachen und immer den Überblick zu behalten. Dafür legen Sie sich auf Ihrem Rechner am besten eigenen Ordner für Bewerbungen an, den Sie in die weiteren Unterordner Referenzdokumente, Finale Bewerbungen, Muster und die beiden Ordner „laufend“ und „beendet“ aufteilen. Hier sortieren Sie alle Unterlagen ein. Zeugnisse und Zertifikate kommen zu den Referenzdokumenten, im Ordner Muster verwahren Sie Lebensläufe und Anschreiben, die Ihnen vom Design gefallen und fertige Dokumente werden im finalen Ordner bis zum Absenden gespeichert. So haben Sie alles bestens im Blick und verfassen im Handumdrehen die nächste Bewerbung.

Ihre Bewerbung, Ihre Chance: So bekommen Sie den Job!

Sie wissen jetzt um die vier Schritte, die Sie zum Job an der Rezeption führen. Vergessen Sie dabei nicht, dass das Anschreiben zwar das zentralste Dokument Ihrer Bewerbung ist, die Aussagen jedoch immer mit dem Lebenslauf belegt werden müssen. Auch passende Zertifikate und Zeugnisse gehören zu den vollständigen Unterlagen.

Wenn Sie nun alle Informationen zusammen haben, dann können Sie sich fundiert an das Erstellen heranwagen und bald schon an der Rezeption Ihres Wunschhotels sitzen. Viel Erfolg!