E-Mail-Bewerbung

Eigentlich unterscheidet sich eine E-Mail-Bewerbung kaum von einer klassischen Bewerbung. Ein paar Unterschiede gibt es dann aber doch.

„Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail.“, „Bitte schicken Sie uns Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail zu.“ – So oder so ähnlich heißt es inzwischen in vielen Stellenanzeigen. Es gibt zwar nach wie vor Unternehmen, die die klassische Bewerbungsmappe bevorzugen. Andere Unternehmen arbeiten mit einem Bewerberportal und stellen ein Formular für die Online-Bewerbung zur Verfügung. Doch die E-Mail-Bewerbung setzt sich immer mehr durch.

Trotzdem wissen viele Bewerber oft nicht so richtig, wie sie eine Bewerbung per E-Mail schreiben sollen. Wie ist so eine Bewerbung aufgebaut? Welche Bewerbungsunterlagen gehören dazu? Und worauf gilt es zu achten? Wir erklären Dir die Sache mit der E-Mail-Bewerbung!

Was ist eine E-Mail-Bewerbung eigentlich genau?

Bei einer E-Mail-Bewerbung erstellst Du eine digitale Bewerbungsmappe und schickst diese als Anhang an das Unternehmen. Im Prinzip unterscheidet sich eine E-Mail-Bewerbung nämlich nicht großartig von einer ganz normalen, schriftlichen Bewerbung. Der einzige Unterschied ist, dass Du Deine Bewerbungsunterlagen nicht ausdruckst, zusammen mit Zeugniskopien in eine Mappe einsortierst und per Post verschickst. Stattdessen läuft alles per Computer. Du fügst Deine Unterlagen also in einer Datei zusammen und wählst für den Versand die E-Mail.

Aber warum ist die E-Mail-Bewerbung eigentlich so beliebt? Nun, verglichen mit der klassischen Variante bietet sie einige Vorteile:

  • Der Versand geht viel schneller. Bis eine postalische Bewerbung im Briefkasten liegt, dauert es üblicherweise einen oder zwei Tage, manchmal sogar noch länger. Eine Online-Bewerbung ist innerhalb von wenigen Minuten im virtuellen Postfach angekommen.
  • Die Kosten sind viel geringer. Bei einer E-Mail-Bewerbung fallen die Kosten für die Bewerbungsmappe, die Kopien, das Papier, die Tinte und das Porto weg. Und umweltfreundlicher ist es obendrein.
  • Für das Unternehmen ist eine E-Mail-Bewerbung praktisch. Denn die Unterlagen können ganz einfach an die zuständige Person weitergeleitet werden. Und der Personaler kann selbst entscheiden, ob und welche Unterlagen er ausdruckt.
  • Für Dich als Bewerber ergibt sich noch ein Pluspunkt: Du kannst ganz nebenbei unter Beweis stellen, dass Du mit dem Computer umgehen kannst und die modernen Kommunikationswege beherrscht.

Wie ist eine Bewerbung per E-Mail aufgebaut?

Wie erwähnt, unterscheidet sich eine elektronische Bewerbung inhaltlich nicht von der klassischen Variante. Deshalb ist auch der Aufbau gleich. Zu einer E-Mail-Bewerbung gehören demnach

  • das Bewerbungsanschreiben,
  • der Lebenslauf mit Bewerbungsfoto und
  • Zeugnisse.

Was das Anschreiben angeht, gibt es eine kleine Besonderheit. Dazu später mehr. Wie Du siehst, haben wir das Deckblatt nicht aufgeführt. Und das hat auch seinen Grund: Bei einer E-Mail-Bewerbung ist ein Deckblatt nämlich nicht üblich.

Das Bewerbungsanschreiben

Den Anfang Deiner Bewerbung macht das Anschreiben. Im Bewerbungsanschreiben erklärst Du kurz und knackig, warum Du die Stelle haben möchtest und was für Dich als Bewerber spricht. Dabei schreibst Du Dein Bewerbungsanschreiben nach dem üblichen Muster. Das heißt:

  • Du beginnst mit Deinen Kontaktdaten.
  • Anschließend führst Du die Kontaktdaten des Unternehmens auf.
  • Danach kommen das Datum und darunter ein aussagekräftiger Betreff.
  • Als Grußformel wählst Du das klassische „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“ und den Namen Deines Ansprechpartners. Er steht meist in der Stellenanzeige. Falls nicht, findest Du den Namen des richtigen Ansprechpartners bestimmt über die Homepage heraus. Oder frage einfach beim Unternehmen nach!
  • In der Einleitung begründest Du kurz, warum Du Dich bewirbst.
  • Im Hauptteil beschreibst Du Deine Motivation und Deine größten Stärken. So vermittelst Du dem Unternehmen, warum Du der perfekte Kandidat sein könntest.
  • Zum Schluss erwähnst Du, dass Du Dich über eine Einladung zum Vorstellungsgespräch freust.
  • Unter der Grußformel unterschreibst Du Dein Anschreiben mit Deinem Vor- und Deinem Nachnamen. Du brauchst keine digitale E-Mail-Signatur und musst auch Deine handschriftliche Unterschrift nicht einscannen. Das ist zwar möglich, aber nicht notwendig.

Der Lebenslauf

Als nächstes kommt der Lebenslauf. Den Lebenslauf schreibst Du, wie sonst auch, als tabellarischen Lebenslauf. Auf zwei Seiten ordnest Du dafür alle wichtigen Daten zu Dir als Person, zu Deinem bisherigen Werdegang und zu Deinen besonderen Kenntnissen auf. Auch Hobbys kannst Du erwähnen. Achte darauf, Deine Stationen mit aussagekräftigen Stichwörtern zu beschreiben. Optimal ist, wenn Du Fähigkeiten aufzeigst, die zu Deiner Wunschstelle passen.

Das Bewerbungsfoto fügst Du rechts oben auf der ersten Seite des Lebenslaufs ein. Ein Datum oder eine Unterschrift unter dem Lebenslauf lässt Du weg.

Zeugnisse

Was jetzt noch fehlt, sind zwei, drei Zeugnisse. Hast Du schon Arbeitszeugnisse, kannst Du diese verwenden. Gleiches gilt für Zeugnisse von Kursen oder Seminaren, bei denen Du Kenntnisse erworben hast, die für Deine Wunschstelle notwendig oder nützlich sind. Dazu kommt dann noch Dein Abschlusszeugnis. Hast Du nur Schulzeugnisse, packst Du Deine letzten Zeugnisse in Deine E-Mail-Bewerbung. Deine Unterlagen scannst Du ein.

Wie wird aus den einzelnen Dateien eine Bewerbungsmappe?

Hast Du Dein Bewerbungsschreiben, Deinen Lebenslauf und Deine Zeugnisse vorbereitet, erstellst Du daraus Deine digitale Bewerbungsmappe. Die Dateien einzeln anzuhängen, ist keine gute Idee. Denn eine E-Mail mit mehreren Anhängen ist unpraktisch, weil der Personaler dann jede Datei einzeln anklicken muss. Deutlich angenehmer für ihn ist, wenn er Deine Bewerbung genauso durchblättern kann wie eine klassische Bewerbungsmappe. Fasse Deine Dokumente deshalb zusammen. Und am besten verwendest Du dafür das Format PDF. Eine PDF-Datei kann nämlich auf praktisch jedem Rechner geöffnet werden und sieht immer gleich aus. Außerdem nimmt ein PDF nicht so viel Speicherplatz in Anspruch.

Eine Alternative wäre, die Daten zu komprimieren und als Zip-Datei zu verschicken. Allerdings kann es passieren, dass der Personaler eine Zip-Datei nicht öffnen kann oder will. Mit dem PDF-Format bist Du deshalb besser beraten.

Der Inhalt Deiner PDF-Datei

Das PDF ist Deine Bewerbungsmappe. Deshalb fügst Du hier Deine Unterlagen so ein, wie Du es auch bei einer normalen Bewerbungsmappe tun würdest. Erst kommt also der Lebenslauf und danach folgend Deine Zeugnisse. Und zwar in der Reihenfolge, wie Du sie im Lebenslauf genannt hast. Hast Du einen antichronologischen Lebenslauf geschrieben, beginnst Du mit dem neuesten Zeugnis und endest mit dem ältesten.

Und das Anschreiben? Das Anschreiben kannst Du entweder ebenfalls in Dein PDF aufnehmen. Dann bildet es die erste Seite. Oder Du kopierst Dein Anschreiben direkt in das E-Mail-Fenster. Darauf gehen wir aber gleich noch einmal ein.

Der Name und die Größe Deiner PDF-Datei

Vergiss nicht, Deiner digitalen Bewerbungsmappe einen aussagekräftigen Namen zu geben! Wenn der Personaler Deinen Anhang speichert oder weiterleitet, muss er schließlich erkennen können, worum es geht. Heißt Dein Anhang einfach nur PDF, kann ihn niemand zuordnen. Benenne Dein PDF deshalb am besten nach folgendem Schema: Bewerbung_Berufs- oder Stellenbezeichnung_Vorname_Nachname.pdf

Was die Größe angeht, sollte Dein PDF nicht größer sein als 2 MB. Ist Deine Bewerbung sehr umfangreich, dürfen es auch bis zu 5 MB sein. Das ist aber wirklich die absolute Höchstgrenze. Denn je größer ein Anhang ist, desto länger dauert es, die E-Mail herunterzuladen. Zudem ist das Postfach des Personalers nicht unendlich groß. Und es kann passieren, dass zu große E-Mails erst gar nicht ankommen, sondern schon vorher herausgefiltert und blockiert werden. Versuche also, es bei den 2 MB zu belassen.

Wohin kommt das Anschreiben bei einer E-Mail-Bewerbung?

Es gibt eine Frage, die bei Online-Bewerbungen immer wieder diskutiert wird: Soll das Bewerbungsanschreiben in den Anhang oder in die E-Mail? Eine eindeutige Antwort gibt es auf diese Frage nicht! Denn für beide Varianten gibt es Argumente:

Für das Anschreiben im Anhang spricht:Für das Anschreiben in der E-Mail spricht:
  • Der Personaler hat nicht gleich viel Text vor sich, wenn er die E-Mail öffnet.
  • Der Personaler hat das Anschreiben direkt vor sich, ohne dass er erst den Anhang öffnen muss.
  • Der Bewerber hat mehr Gestaltungsmöglichkeiten. Er kann das gleiche Design für sein Anschreiben und seinen Lebenslauf wählen.
  • Die Gefahr, dass der Bewerber zweimal das Gleiche schreibt, ist kleiner.
  • Wird die Bewerbung ausgedruckt, ergibt sich ein einheitliches Bild.
  • Die Größe des Anhangs schrumpft, wenn er ein Dokument weniger enthält.
  • Leitet der Personaler die E-Mail weiter, hat der Empfänger die kompletten Bewerbungsunterlagen vor sich.
  • Diese Version kommt der klassischen Bewerbungsmappe näher. Denn hier liegt das Anschreiben auch nur lose auf.

Letztlich kannst Du selbst entscheiden, wie Du es machen möchtest. Einen richtigen oder falschen Weg gibt es an dieser Stelle nicht. Wir würden Dir aber empfehlen, das Bewerbungsschreiben in den E-Mail-Anhang einzufügen. Denn es sieht einfach besser aus, wenn das Anschreiben und der Lebenslauf optisch eine Einheit bilden. Und für den Empfänger ist es bequemer, wenn er alle Deine Bewerbungsunterlagen mit einem Klick ausdrucken kann.

Die Begleit-Mail zur Bewerbung

Entscheidest Du Dich dafür, Dein Bewerbungsanschreiben in Deine digitale Bewerbungsmappe einzufügen, brauchst Du natürlich einen zusätzlichen Text für die E-Mail. Dieser Text darf ruhig kurz sein. Wiederhole auf keinen Fall Dein Anschreiben! Versuche stattdessen, das Interesse des Personalers zu wecken und ihn auf den Anhang neugierig zu machen. Ein Beispiel gefällig? Deine Bewerbungs-E-Mail kann beispielsweise so lauten:

Sehr geehrte/r Frau/Herr Name,

im Anhang finden Sie meine Bewerbung für den Ausbildungsplatz als … Warum ich gerne diesen Beruf bei Ihnen erlernen möchte und was ich dafür mitbringe, habe ich in meinen Unterlagen ausgeführt.  

Ich freue mich, wenn meine Bewerbung Ihr Interesse weckt und wir uns bei einem Vorstellungsgespräch persönlich kennenlernen.

Mit freundlichen Grüßen

Vorname Nachname

Was sollte ich sonst noch beachten?

Was den Aufbau und die Inhalte einer E-Mail-Bewerbung angeht, weißt Du jetzt Bescheid. Doch damit wirklich nichts schiefgeht, möchten wir Dir noch die folgenden fünf Tipps ans Herz legen:

Tipp Nr. 1: Formuliere eine aussagekräftige Betreffzeile.

Im Postfach eines Unternehmens gehen täglich sehr viele E-Mails ein. Damit Deine Nachricht nicht in der Masse untergeht oder gar im Spam-Ordner landet, brauchst Du einen aussagekräftigen Betreff. Am besten fährst Du, wenn Du Deine Nachricht als Bewerbung titulierst. Gibt es eine Referenznummer zu der Stellenanzeige, solltest Du diese im E-Mail-Betreff ebenfalls angeben. Schreibe also beispielsweise: „Bewerbung als … – Ref.-Nr. 12345

Tipp Nr. 2: Verwende eine seriöse E-Mail-Adresse.

Lege Dir für Deine Email-Bewerbungen eine seriöse E-Mail-Adresse zu. Am besten wählst Du eine E-Mail-Adresse, die aus Deinem Vor- und Deinem Nachnamen besteht. Irgendwelche Phantasiebegriffe oder Kosenamen hinterlassen keinen guten Eindruck. Und vergiss nicht, regelmäßig Dein Postfach zu kontrollieren. Denn wenn Du Dich per E-Mail bewirbst, wirst Du sehr wahrscheinlich auch eine Antwort auf diesem Weg erhalten.

Tipp Nr. 3: Kontrolliere Deine Bewerbung vor dem Abschicken.

Behalte immer im Hinterkopf, dass eine Bewerbung ein offizielles Schreiben, also eine Art Geschäftsbrief ist. Rechtschreib- und Grammatikfehler sind deshalb tabu. Gleiches gilt für lustige Bildchen oder Abkürzungen. Und auch eine lockere Umgangssprache oder ein kumpelhaftes Du sind nicht angemessen. Denke daran, dass Du möglicherweise an Deinen künftigen Chef schreibst.

Übrigens: Auf HTML-Codes, aufwändige Formatierungen und ähnliche Spielereien solltest Du im E-Mail-Text verzichten. Denn je nachdem, welches E-Mail-Programm der Empfänger verwendet, wird der Text möglicherweise falsch dargestellt. Belasse es also bei einer ganz normalen, einfachen Text-Mail.

Bevor Du die E-Mail abschickst, solltest Du auch Dein PDF-Dokument noch einmal kontrollieren. Ist dort alles richtig? Sind die Seiten nicht verschoben? Stehen die Unterlagen nicht auf dem Kopf?

Und: Auch wenn Du Dein Anschreiben in den Anhang gepackt hast, solltest Du Deine vollständigen Kontaktdaten in der E-Mail angeben. So kann der Personaler direkt darauf zugreifen, ohne erst noch einmal das angehängte Dokument öffnen zu müssen.

 Tipp Nr. 4: Verzichte auf eine Empfangsbestätigung.

Natürlich möchtest Du wissen, ob der Personaler Deine E-Mail bekommen und Deine Bewerbung gelesen hat. Lass die Aufforderung zu einer Empfangsbestätigung aber weg. Denn das wirkt aufdringlich und kommt nicht gut an.

Tipp Nr. 5: Sei geduldig.

Ein Pluspunkt der E-Mail-Bewerbung ist ihre Schnelligkeit. Doch am Bewerbungsprozess selbst ändert sich dadurch nichts. Nur weil das Unternehmen Deine Unterlagen in kürzerer Zeit bekommt, heißt das nicht, dass auch die Entscheidung schneller fällt. Hab also Geduld und warte ab, bis sich das Unternehmen bei Dir meldet!