Organisieren und Strukturieren wurde Ihnen schon in die Wiege gelegt und Sie würden gern in einem verwaltungstechnischen Beruf arbeiten? Sie fragen sich, wie Sie Ihre Bewerbung als Bürokraft formulieren können und auf was Sie besonders achten sollten? Die Stellenanzeige, die Sie gefunden haben, interessiert Sie sehr und Sie hoffen, dass Sie mit Ihrer Bewerbung die Konkurrenz überholen können und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden.
In diesem Beitrag werden Sie lesen, mit welchen Formulierungen Sie in Ihrem Anschreiben überzeugen. Sie werden auf Ihre eigene Bewerbung vorbereitet sein, damit Sie einen guten ersten Eindruck bei Ihrem potentiellen Arbeitgeber hinterlassen und damit Sie die besten Chancen auf die neue Stelle bekommen.
Erfahren Sie, welche Aufgaben Sie als Bürokraft ausüben und wie die Voraussetzungen für diesen Job aussehen. Sie bekommen außerdem einen guten Überblick darüber, was in Ihrer Bewerbung auf keinen Fall fehlen darf. Das Bewerbungsmuster zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Bewerbungsschreiben formulieren können und soll Ihnen als Inspiration dienen. Zum Schluss können Sie sehen, welche Weiterbildungsmöglichkeiten es für diesen Beruf gibt. Überzeugen Sie sich einfach selbst und lesen Sie weiter!
Musterbeispiel für eine AIDA Bewerbung
Attraction:
Sehr geehrte Damen und Herren,
die Möglichkeit, meine organisatorischen Fähigkeiten und meine Effizienz in einem professionellen Büroumfeld einzusetzen, hat meine volle Aufmerksamkeit geweckt. Die Gelegenheit, als Bürokraft in Ihrem Unternehmen zur reibungslosen Ablauf der Büroprozesse beizutragen und die administrative Basis zu stärken, erfüllt mich mit großer Begeisterung. Daher möchte ich mich hiermit für die Position als Bürokraft in Ihrem Team bewerben und meine Motivation für eine Mitarbeit in Ihrer Organisation zum Ausdruck bringen.
Interest:
Während meiner bisherigen beruflichen Laufbahn habe ich umfassende Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation und Verwaltung gesammelt. Die Herausforderung, Daten zu verwalten, Termine zu koordinieren, Dokumente zu erstellen und die Kommunikation innerhalb des Teams zu unterstützen, hat mich immer wieder inspiriert. Mein Organisationstalent, meine sorgfältige Arbeitsweise und meine Fähigkeit zur effektiven Multitasking ermöglichen es mir, den Büroalltag reibungslos zu gestalten.
Desire:
Die Perspektive, als Bürokraft in Ihrem Unternehmen tätig zu sein, erfüllt mich mit großem Wunsch. Ich strebe danach, die Qualität der Büroarbeit zu steigern, den Arbeitsablauf zu optimieren und einen Beitrag zur erfolgreichen Umsetzung Ihrer Unternehmensziele zu leisten. Die Aussicht, in einem dynamischen Umfeld zu arbeiten und meine organisatorischen Fähigkeiten einzubringen, ist äußerst reizvoll.
Action:
Ich bin bereit, meine organisatorischen Fähigkeiten und meine Effizienz als Bürokraft in Ihr Team einzubringen. Ich bin überzeugt, dass meine bisherigen Erfahrungen und meine Lernbereitschaft mich zu einer wertvollen Unterstützung in Ihrer Organisation machen würden. Ich freue mich darauf, mehr über die Anforderungen der Position zu erfahren und in einem persönlichen Gespräch zu besprechen, wie ich zur Steigerung der Büroeffizienz beitragen kann.
Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name]
Das sind Ihre Aufgaben als Bürokraft
Wenn Sie als Bürokraft oder kaufmännische Fachkraft in einem Unternehmen arbeiten, sind Sie meist für eine Fülle von Aufgaben verantwortlich. Sie unterstützen das Management und andere Abteilungen und sorgen für einen reibungslosen Arbeitsablauf.
Sie kümmern sich um die Terminplanung und organisieren Geschäftsreisen und Meetings. Die Pflege von Datenbanken und Archiven gehört ebenso dazu wie die Verwaltung des Mahnwesens. Die Erstellung von Tabellen, Kalkulationen und Präsentationen kann auch Teil Ihres Tätigkeitsfeldes sein.
Postbearbeitung und das Packen von Paketen ist typisch für den Job einer Bürokraft. Zudem helfen Sie Kollegen beim Scannen, Drucken und Kopieren und übernehmen etwaige Botengänge. Das Erstellen von Serienbriefen und die Unterstützung der Buchhaltung gehört genauso mit dazu.
So prüfen Sie unter anderem Zahlungsein- und Ausgänge und stellen notwendige Belege bereit. Das Führen von Protokollen ist eine weitere Tätigkeit für Sie als Bürokraft. Je nachdem, in welcher Firma sie arbeiten, kann auch die Beratung von Kunden zu Ihren Aufgaben gehören.
Beschäftigung finden Sie in Unternehmen nahezu aller Wirtschaftsbereiche oder in öffentlichen Verwaltungen. Ihr Arbeitgeber könnte unter anderem eine Stadtverwaltung, eine Krankenkasse, eine Bank, ein Krankenhaus oder eine Versicherung sein.
Voraussetzungen für diesen Job
Welche Bedingungen Sie erfüllen müssen, um diesen Beruf ausüben zu können, erfahren Sie im folgenden Abschnitt. Schauen Sie, ob Sie sich selbst darin wiederfinden können. Sie müssen nicht bei allem zu hundert Prozent zustimmen können. Trotzdem ist es gut, wenn Sie im Allgemeinen die Voraussetzungen erfüllen. Damit werden Sie dann die besten Chancen auf den Job haben.
Ausbildung
Für den Job als Bürokraft ist keine Ausbildung vorgeschrieben. Gut ist, wenn Sie dennoch eine kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung absolviert haben. Aber auch Quereinsteiger haben Chancen auf eine Position in diesem Bereich.
Verwaltung
Grundkenntnisse in der Verwaltung sind vorteilhaft. Sie wissen, wie Sie Akten anlegen und pflegen, wie Sie Daten beschaffen und auswerten und wie Sie unter anderem Protokolle verfassen. Die Bearbeitung von Post stellt keinen Schwierigkeit für Sie dar.
Einkauf
In einem Büro werden viele unterschiedliche Utensilien gebraucht. Sie kennen sich in der Materialbeschaffung und -verwaltung aus und wissen, auf was Sie dabei achten müssen.
Abrechnungen
Sehr gut ist, wenn Sie auch schon Erfahrungen mit Abrechnungen nachweisen können. In dieser Position kann es häufiger vorkommen, dass Sie damit in Berührung kommen.
Korrespondenz
Das Verfassen von Briefen ist für Sie Alltag. Sie haben sich schon oft um den Schriftverkehr in einer Firma gekümmert oder wissen, auf welche Formalitäten es dabei ankommt.
Organisation
Sie sind ein Organisationstalent und wissen immer, welche Aufgaben wann und wie auszuführen sind. Sie verpassen keine Abgabefristen und sind immer bestens vorbereitet. Wenn Sie einen Raum für ein Meeting vorbereiten sollen, entgeht Ihnen nichts. Alles ist perfekt für diese Besprechung organisiert.
Langfristig denken
Sie denken im Voraus und planen langfristig. Es ist Ihnen wichtig, schon heute den nächsten Monat und das kommende Jahr im Blick zu haben. Damit können Sie alle erforderlichen Handlungen zur besten Zeit ausführen.
Kommunikation
Es fällt Ihnen leicht, mit Menschen zu kommunizieren. Sei das mit Kollegen oder mit Kunden, die Sie am Telefon beraten. Sie haben eine gute Ausdrucksweise und können gut auf jemand andere Personen zugehen.
Zuverlässigkeit
Auf Sie ist immer Verlass. Was Sie anfangen bringen Sie nicht nur zu Ende, sondern sind auch stets rechtzeitig. Ihre Vorgesetzten wissen, dass Sie alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben gewissenhaft und zuverlässig erledigen.
Teamfähigkeit
Die Einordnung in ein bestehendes Team ist für Sie kein Problem. Sie finden es schön, mit anderen gemeinsam an einem Ziel zu arbeiten und können als vollwertiges Teammitglied auch die anderen wertschätzen und Ihnen bei Bedarf mit Ihren Fähigkeiten zur Seite stehen.
Das gehört zu Ihrer Bewerbung dazu
Zu einer vollständigen Bewerbungsmappe gehört neben einem aussagekräftigen Anschreiben ein tabellarischer Lebenslauf und etwaige Nachweise über Ihre bisherigen Qualifikationen.
Der Lebenslauf
Ihr Lebenslauf sollte antichronologisch gestaltet sein. Das bedeutet, dass Sie beim Nennen Ihrer bisherigen beruflichen Stationen und Ihrer Ausbildungen mit der aktuellsten Position starten und weiter zurückliegende Informationen darunter einordnen. Das ist wichtig, damit der Personaler beim Sichten Ihrer Unterlagen direkt auf den ersten Blick sehen kann, welcher Tätigkeit Sie momentan nachgehen. Gut ist, wenn Sie außerdem ein Foto hinzufügen. Zwar ist das nicht mehr zwingend erforderlich, wird aber von den meisten Personal-Verantwortlichen sehr begrüßt. Entscheiden Sie sich dafür, sollten Sie auf eine professionelle Qualität Wert legen.
Das Bewerbungsanschreiben
Das Herzstück Ihrer Bewerbung ist Ihr Bewerbungsschreiben. Es ist wie ein Verkaufsdokument und sollte dem Personaler kurz und bündig deutlich machen, dass allein Sie der richtige Kandidat für die offene Stelle sind und dass Sie genau die Fähigkeiten mitbringen, die gefordert werden.
Ansprechpartner
Am wichtigsten ist, dass Sie Ihren Ansprechpartner herausfinden und mit Namen ansprechen. Formulierungen wie: „Sehr geehrte Damen und Herren…“ haben ausgedient und wirken wenig professionell. Wenn Sie ihn nicht wissen, recherchieren Sie und rufen Sie notfalls vorher in der Firma an. Sie werden sehen, dass das keine negativen Auswirkungen auf Sie haben wird. Man wird es mit Sicherheit begrüßen, wenn Sie sich informieren.
Einleitung & Motivation
Leiten Sie Ihr Anschreiben so ein, dass gleich im ersten Satz ersichtlich wird, wieso Sie sich ausgerechnet für diese Stelle bewerben und warum es genau das Unternehmen sein soll. Setzen Sie sich dafür am besten auch vorher mit der Firma auseinander. Beziehen Sie sich unter anderem auf etwas, dass Sie herausgefunden haben.
Erfahrungen
Erzählen Sie, wie Ihre derzeitige berufliche Situation aussieht und welche Erfahrungen Sie bereits machen konnten. Haben Sie vielleicht schon mal als Bürokraft oder in einem ähnlichen Bereich gearbeitet? Erwähnen Sie das. Haben Sie mit Ihrer Arbeit schon einmal besonderen Erfolg gehabt, sollten Sie das ebenso nennen und immer durch konkrete Beispiele untermauern.
Soft Skills
Gehen Sie auf Ihre Stärken und Soft Skills ein und wählen Sie auch hier weise aus, was für die Stelle am meisten von Bedeutung ist. Am Ende können Sie auf weitere Aktivitäten wie unter anderem Ihr soziales Engagement verweisen, wenn es mit den Anforderungen im Job verbunden werden kann. Sagen Sie, dass Sie sich sehr freuen, wenn Sie zu einem persönlichen Gespräch eingeladen werden und beenden Sie das Schreiben mit freundlichen Grüßen.
Motivationsschreiben
Optional können Sie ein zusätzliches ausführliches Motivationsschreiben erstellen und Ihrer Bewerbungsmappe hinzufügen.
Bewerbung Bürokraft: Muster
Bewerbung um die Stelle als Bürokraft in Ihrem Unternehmen
Sehr geehrter Herr Muster,
ihr Unternehmen steht für hochwertige Produkte und erstklassigen Service. Für Sie zu arbeiten würde nicht nur mein Interesse an einer organisierenden und planerischen Tätigkeit stillen, sondern wäre gleichzeitig eine spannende Herausforderung in einem neuen Arbeitsumfeld, die ich schon seit längerem suche.
Derzeit arbeite ich als Büromanagerin in der Firma ___. Zu meinen Hauptaufgaben zählt das Formulieren von Geschäfts- und Serienbriefen, die Koordination von Terminen und die Planung und Organisation von Geschäftsreisen und Meetings. Durch meine Ausbildung zur Industriekauffrau habe ich bereits Erfahrungen in mehreren Branchen machen können. In meiner Position ist es wichtig, langfristig zu planen. Das gelingt mir immer wieder sehr gut. So konnte ich erst letzte Woche die Reiseplanung für das ganze Jahr fertigstellen. Zudem bin ich im Bearbeiten von Abrechnungen und bei der vorbereitenden Buchhaltung bestens geschult.
In meiner Freizeit bin ich ehrenamtlich in einem Verein tätig, der sich um die Bedürfnisse alleinerziehender Mütter in finanziellen Notlagen kümmert. Durch diese Tätigkeit vertiefe ich nicht nur meine kommunikativen Fähigkeiten, sondern ebenso meine Empathie gegenüber den Mitmenschen.
Wenn ich Sie neugierig gemacht habe, freue ich mich über eine Einladung zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch.
Mit freundlichen Grüßen
Ihre Unterschrift
Ihr Name
Weiterbildungsmöglichkeiten
Sind Sie einmal in Ihrem neuen Job angekommen, heißt das nicht, dass sich danach nie wieder etwas ändern kann. Sie haben unter anderem die Möglichkeit, Weiterbildungsmaßnahmen zu ergreifen. So können Sie entweder ein Studium wie BWL oder Business Administration in Erwägung ziehen. Alternativ ist eine Weiterbildung zum Fachwirt für Büro- und Projektorganisation oder zum Betriebswirt für Kommunikation und Büromanagement eine Möglichkeit.
Tipps
- Bleiben Sie authentisch
- Weniger ist mehr: Verzichten Sie auf unnötige Praktika im Anschreiben
- Passen Sie Ihre Bewerbung an das Corporate Design der Firma an
- Warten Sie mindestens zwei Wochen auf eine Antwort, bevor Sie nachhaken
- Bewerben Sie sich trotzdem währenddessen weiter
In diesem Beitrag haben Sie gelesen, was Sie für die Bewerbung als Bürokraft beachten müssen. Sie wissen, wie das Berufsbild aussieht und haben einen Überblick über die Voraussetzungen bekommen. Das Muster Beispiel hat Ihnen gezeigt, wie Sie Ihr eigenes Anschreiben formulieren können. Jetzt liegt es nur noch an Ihnen. Fangen Sie noch heute an und schreiben Sie Ihr eigenes Bewerbungsschreiben. Dann wird das mit dem Traumjob sicherlich auch schon bald klappen. Viel Erfolg dabei!
