Ablauf eines Telefoninterviews: So überzeugst du

Aktualisiert am 2. Februar 2023 von Ömer Bekar

Die Bewerbung auf die ausgeschriebene Stelle war erfolgreich und man möchte Sie gern kennenlernen. In einer E-Mail werden Sie zu einem telefonischen Vorstellungsgespräch eingeladen. Das ist neu für Sie. Bisher haben Sie nur an persönlichen Terminen teilgenommen. Sie fragen sich nun, wie der Ablauf von einem Telefoninterview aussieht. Es gibt gute Neuigkeiten für Sie. Denn in diesem Artikel werden Sie Antworten finden und am Ende wissen, worauf Sie sich bei einem Bewerbungsgespräch über auf das Telefon einstellen können. Damit es dann auch bald mit dem Traumjob klappt.

Lesen Sie, warum heutzutage viele Personaler das Telefoninterview nutzen und wie es in den meisten Fällen aufgebaut ist. Erfahren Sie, mit welcher Vorbereitung Sie garantiert auf der sicheren Seite sind und lassen Sie sich von den Tipps und Ratschlägen für die Zeit während des Gespräches inspirieren. Überzeugen Sie sich selbst!

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Darum wird gern auf ein Telefoninterview zurückgegriffen

Die Situation eines Bewerbungsgesprächs vor Ort in den Räumlichkeiten eines Unternehmens ist Ihnen bekannt. Doch diesmal ist es anders. Sie sind zu einem Gespräch per Telefon eingeladen worden. Nicht wenige Firmen setzen vermehrt auf Telefoninterviews bei der Bewerberauswahl. Warum das so ist und welche Gründe dafür sprechen, lesen Sie in diesem Abschnitt.

Kostenersparnis

Bei einem telefonischen Bewerbungsgespräch entfallen viele Kosten. Vor allem dann, wenn Bewerbern in der Regel Fahrt- und Übernachtungskosten erstattet werden. Müssten Sie diese sogar selbst tragen, können Sie sich noch mehr freuen.

Weniger Zeitaufwand

Größtenteils bewerben sich gleich hunderte Menschen auf eine einzige Stelle. Um da den Aufwand so gering wie möglich zu halten, empfiehlt es sich, Telefoninterviews zu führen. Das erspart nicht nur dem Personaler, sondern auch Ihnen als Bewerber eine Menge Zeit.

Vorauswahl

Ein Kandidat muss zum Unternehmen passen. Um das schneller herauszufinden, bietet sich ein erstes Kennenlernen in dieser Form an. Sind Sie etwa völlig ungeeignet, trotz Ihrer herausragenden Bewerbungsunterlagen, ist das in einem solchen Gespräch schnell festzustellen.

Unklarheiten klären

Vielleicht gibt es auch Unklarheiten, die der Personaler vorab mit Ihnen klären möchte. Das könnte die berüchtigte Lücke im Lebenslauf sein. Auch ist denkbar, dass eine Station aus Ihrem Lebenslauf so gar nicht zu der Firmenphilosophie passt und worüber man mit Ihnen sprechen möchte.

Das kommt auf Sie zu

Der Ablauf eines Telefoninterviews unterscheidet sich im Grunde nicht erheblich von dem eines persönlichen Gesprächs. Der größte Unterschied ist, dass Sie einander im Normalfall nicht sehen. Es sei denn, Ihr Gesprächspartner möchte die Kamera einschalten. Im Folgenden lesen Sie, wie es typischerweise abläuft.

Einladung per E-Mail

Noch bevor Sie das erste Wort mit dem Personaler wechseln, erhalten Sie meist eine schriftliche Einladung per E-Mail. Mit dieser möchte er mit Ihnen einen Termin für das Telefoninterview finden. Sie wählen einen Vorschlag aus und damit steht der Tag und der Zeitpunkt fest. Sollten Sie doch einmal verhindert sein, sagen Sie am besten rechtzeitig ab.

Begrüßung und Small Talk

Ruft der Personaler Sie an, nehmen Sie den Hörer ab und melden sich mit Ihrem Vor- und Zunamen. Begrüßen Sie dann den Anrufer freundlich und warten Sie, was dieser als Nächstes sagt. Meist folgt zunächst ein kurzer Small Talk, bevor die ernsteren Themen angesprochen werden. Lassen Sie sich einfach darauf ein und sehen Sie es als eine Hilfe an, um die angespannte Atmosphäre ein wenig aufzulockern.

Personaler stellt sich vor

Hören Sie dann interessiert zu, wenn der Personal-Verantwortliche sich und das Unternehmen noch einmal kurz vorstellt. Das dient größtenteils als ein Einstieg für Ihre eigene persönliche Vorstellung.

Selbstpräsentation

Jetzt sind Sie dran. Sie präsentieren sich von Ihrer besten Seite. Dazu zählt, dass Sie auf Ihren bisherigen Werdegang eingehen und offenlegen, welche Erfahrungen Sie bereits in dem angestrebten Bereich haben. Am besten ist, wenn Sie sich für diesen Punkt an Ihrem Lebenslauf orientieren.

Stellenbeschreibung

Es kann vorkommen, dass danach der Job ausführlicher beschrieben wird. Das soll zum einen testen, inwieweit Sie sich als Bewerber den Anforderungen gewachsen sehen und zum anderen ist es auch für Sie eine Orientierungshilfe. Merken Sie, dass das Beschriebene doch Ihre Kompetenzen übersteigt, können Sie rechtzeitig einen Rückzieher machen.

Fragen

Dann folgen in der Regel Fragen wie: „Wo liegen Ihre Stärken und Schwächen?“ oder „Wieso haben Sie sich auf diesen Job beworben und warum soll es unser Unternehmen sein?“. Hier sollten Sie nicht auf Standard-Antworten setzen, sondern zeigen, dass Sie sich gut vorbereitet haben. Auch auswendig gelernte Sätze kommen gar nicht gut an.

Organisatorisches

Gegen Ende des Gespräches klären Sie dann organisatorische Fragen wie zum Beispiel, wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen können. Bei einer sofortigen Zusage können Sie gleich regeln, wann Sie den Arbeitsvertrag unterschreiben und anfangen können.

Eigene Fragen

Zum Schluss wird man Sie fragen, ob Sie selbst noch Fragen haben. Das sollten Sie in keinem Fall verneinen. Denn das lässt auf wenig Interesse von Ihrer Seite schließen. Wenn Sie sich gut vorbereitet haben, werden Sie mit Sicherheit, die eine oder andere Unklarheit finden.

Verabschiedung

Beenden Sie dann gemeinsam das Gespräch mit freundlichen Worten. Nennen Sie Ihren Ansprechpartner noch einmal beim Namen und betonen Sie, dass Sie sich auf eine Rückmeldung sehr freuen.

So bereiten Sie sich perfekt vor

Damit Sie Ihre Erfolgschancen auf den Job steigern und zumindest zu einem weiteren Einstellungsgespräch eingeladen werden, sollten Sie sich gut auf das Telefonat vorbereiten. Wie Sie das tun können, lesen Sie im Folgenden.

Recherche

Je mehr Sie über Ihren potenziellen Arbeitgeber wissen, desto besser. Egal, ob für ein telefonisches oder persönliches Vorstellungsgespräch, Sie sollten immer vorab eine ausgiebige Recherche betreiben. Finden Sie heraus, in welcher Branche das Unternehmen ansässig ist und welche Produkte und Dienstleistungen es anbietet. Wie viele Mitarbeiter sind beschäftigt und wie sieht die Firmenphilosophie aus? Diese wichtigen Informationen helfen Ihnen, im Bewerberinterview nicht ins Stocken zu geraten.

Übung

Fragen Sie einen Freund oder ein Familienmitglied, ob jemand mit Ihnen das Gespräch einmal durchgeht. Diese praktische Übung trägt dazu bei, dass Sie später im Ernstfall mit mehr Selbstvertrauen glänzen können.

Stellenanzeige

Schauen Sie sich auch die Stellenausschreibung noch einmal genauer an. Was wird dort von Ihnen als Bewerber gefordert? Vielleicht haben Sie eine wichtige Information bisher übersehen. Ganz blöd wäre es, wenn man Sie danach fragt und Sie keine Ahnung mehr haben, was in der Anzeige drin stand.

Fragen

Bereiten Sie sich auf typische Fragen vor, die man Ihnen in einem persönlichen Bewerbungsgespräch stellen könnte. Meist unterscheiden sich diese nicht wirklich von den Fragen im Telefoninterview. Auch fachliches Wissen könnte abgefragt werden. Seien Sie darauf gefasst.

Rückfragen

Eigene Fragen sollten Sie ebenfalls immer vorbereitet haben. Diese finden Sie zum Beispiel schon durch Ihre Recherchen heraus. Schreiben Sie sich alles auf, was Ihnen unklar ist und entscheiden Sie sich am Ende für die drei bis vier wichtigsten.

Lebenslauf

Gehen Sie Ihren Lebenslauf noch einmal gründlich durch und bereiten Sie sich darauf vor, Ihren Werdegang wiedergeben zu können. Dabei ist wichtig, dass Sie sich auf die wesentlichen Stationen aus Ihrem Leben beschränken, die in einem Bezug zur Stelle stehen.

Technik prüfen

Laden Sie den Akku von Ihrem Handy oder Telefon auf und stellen Sie sicher, dass Sie sich nicht in einem Funkloch befinden. Nichts ist störender, als wenn das Telefonat aufgrund technischer Schwierigkeiten plötzlich unterbrochen wird. Ersparen Sie sich diese Unannehmlichkeiten.

Kleidung

Auch wenn es Sie vielleicht verwundern mag, aber auch in einem telefonischen Vorstellungsgespräch sollten Sie sich ordentlich und angemessen kleiden. Der Personaler kann Sie zwar nicht sehen, aber Sie tun sich selbst einen großen Gefallen damit. Denn mit Anzug und Krawatte oder mit einem Kostüm treten Sie gleich ganz anders auf. Das wird auch in Ihrer Stimme hörbar sein.

Mit diesen typischen Fragen können Sie rechnen

• Wo sehen Sie Ihre Stärken und Schwächen?

Ich bin sehr kommunikativ und komme leicht in ein Gespräch mit Menschen. Das hilft mir sehr in meiner Tätigkeit als Vertriebsassistent. Weniger gut bin ich darin, Geduld auszuüben. Daran arbeite ich aber schon fleißig.

• Wie gehen Sie mit Kritik um?

In den letzten Jahren habe ich gelernt, Kritik immer besser annehmen zu können. Fiel es mir vor fünf Jahren noch sehr schwer, ist es heute fast gar nicht mehr so. Ich bitte meine Vorgesetzten sogar regelrecht darum, mich konstruktiv zu kritisieren.

• Wo sehen Sie sich in zehn Jahren?

Ich sehe mich als Leiter der Vertriebsabteilung. Schon immer war es mein Wunsch, ein ganzes Team anleiten zu können.

• Was würden Sie tun, wenn Geld keine Rolle spielen würde?

Vermutlich würde ich in verschiedene Unternehmen investieren, reisen und meine Familie unterstützen. Die Arbeit würde aber weiterhin einen wichtigen Stellenwert in meinem Leben einnehmen.

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Darauf sollten Sie während des Telefoninterviews achten

Sie wissen jetzt, wie Sie sich auf das Interview vorbereiten und wie der Ablauf aussieht. Auch während des Gespräches gibt es einige Punkte zu beachten. Welche das sind, lesen Sie in diesem Abschnitt.

Ungestörtheit

Bei einem so wichtigen Termin wie diesem sollten keine Hintergrundgeräusche wie lautes Bellen oder Babygeschrei stören. Wählen Sie einen Ort, an dem Sie Ihre Ruhe haben. Wohnen Sie mit anderen Personen zusammen, geben Sie kurz Bescheid, dass Sie einen wichtigen Telefonanruf erhalten. Dafür wird mit Sicherheit jeder Verständnis haben.

Körpersprache

Es mag vielleicht überraschen, aber auch bei einem Telefoninterview sollten Sie sehr genau auf Ihre Körpersprache Acht geben. Ihre Haltung, Mimik und Gestik hat einen Einfluss auf Ihre Stimmlage. Lächeln Sie zum Beispiel, wird Ihr Gesprächspartner das hören können. Probieren Sie es selbst einmal vorher aus.

Stimme

Sprechen Sie langsam, laut und deutlich. Reden Sie aber auch nicht unnatürlich und lesen Sie auch nichts ab.

Auf den Punkt

Es ist leicht, sich gerade in einem so aufregenden Interview zu verzetteln. Sie kommen von dem einen auf das andere Thema und holen ganz weit aus. Doch Sie sollten unbedingt auf den Punkt kommen. Kurze und prägnante Sätze sind hier das Stichwort. Fällt Ihnen das noch schwer, sollten Sie das unbedingt vorher üben.

Ausdruck

Vermeiden Sie Füllwörter wie „Öh“ oder „Ähm“ und wählen Sie einen professionellen und verständlichen Umgangston. Besonders entscheidend ist das, wenn Sie sich für eine beratende oder verkaufende Tätigkeit beworben haben, bei der Sie viel in Kontakt mit Kunden sein werden.

Glas Wasser

Stellen Sie sich ein Glas Wasser bereit. Das hilft bei einem trockenen Mund. Auch kann es ein willkommenes Geschenk sein in Situationen, in denen Sie kurz nicht weiterwissen. Trinken Sie etwas und besinnen Sie sich neu.

Nachfragen

Stellen Sie Rückfragen und zeigen Sie damit, dass Sie sich gründlich vorbereitet haben.

Ausreden lassen

Fallen Sie Ihrem Gegenüber nicht ins Wort. Das kommt gar nicht gut an, denn es zeugt von Ungeduld.

Notizen

Gut ist, wenn Sie sich Notizen machen. Dann können Sie im Nachhinein noch einmal darauf schauen und sich in Erinnerung rufen, was alles besprochen wurde. Bei der Aufregung kann man schon mal das ein oder andere vergessen.

Unterlagen parat haben

Legen Sie sich Ihre Bewerbungsunterlagen zurecht. Gerade dann, wenn Sie sich selbst vorstellen sollen, ist insbesondere Ihr Lebenslauf eine große Hilfe. Zwar sollen Sie nicht einfach etwas ablesen, aber Sie können trotzdem kurz nachlesen, falls Ihnen etwas entfällt.

Verabschiedung

Seien Sie freundlich und zeigen Sie nochmals Ihr großes Interesse, wenn Sie sich am Ende verabschieden. Warten Sie am besten, bis der Personaler den Hörer auflegt. Dann können Sie sicher sein, nicht doch noch eine nachträgliche Frage oder Information zu verpassen.

Weitere Tipps

• Stellen Sie sich gegebenenfalls auf einen Überraschungsanruf ein. Nicht immer wird eine genaue Zeit vorgegeben.
• Sprechen Sie Ihren Ansprechpartner mit Namen an. Das zeugt von Professionalität.
• Auch wenn es am Telefon stattfindet, sollten Sie das Interview in jedem Fall ernst nehmen. Es ist nicht zu unterschätzen.
• Bereiten Sie sich auch auf einen spontanen Videoanruf vor, zum Beispiel auf ein Skype Interview.
• Verwenden Sie im E-Mail-Kontakt eine professionelle Mail Adresse.

Ihnen ist klar geworden, wie der Ablauf von einem Telefoninterview aussieht und wie Sie sich bestens darauf vorbereiten können. Sie wissen, was während des Gesprächs zu beachten ist und fühlen sich nun sehr gut für Ihren Termin gewappnet. Fangen Sie noch heute mit den Vorbereitungen an und lassen Sie dann schon zeitnah alle Ihre Konkurrenten hinter sich. Viel Erfolg dabei!